1. Sanastoa
Vuosikokous = Sosiaalitieteiden klubilla on kaksi sääntömääräistä yhdistyksen kokousta vuoden aikana, joita kutsutaan vuosikokouksiksi. Kahden sääntömääräisen kokouksen lisäksi yhdistys voi tarvittaessa järjestää ylimääräisiä yhdistyksen kokouksia. Asiasta voit lukea lisää Sosiaalitieteiden klubin säännöistä, jotka löytyvät nettisivuilta tai tästä painamalla.
Kevätkokous = Sosiaalitieteiden klubin sääntöjen mukaan kevätkokous järjestetään helmikuun 1. ja maaliskuun 31. päivän välisenä aikana. Kevätkokouksessa asialistalla on aina edellisen vuoden toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen hyväksyntä, sekä toiminnantarkastajien lausunnon läpikäynti. Kevätkokouksessa on myös pyrkimyksenä palkita edellisen vuoden ansioituneita sosklubilaisia ansiomerkein. Tarvittaessa asialistalla on myös muita ajankohtaisia päätettäviä asioita, kuten yhdenvertaisuussuunnitelman päivittämistä.
Syyskokous = Sosiaalitieteiden klubin sääntöjen mukaan syyskokous järjestetään marraskuun 30. päivään mennessä. Syyskokouksessa asialistalla on seuraavan vuoden hallituksen valinta, sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyntä. Tarvittaessa asialistalla on myös muita ajankohtaisia päätettäviä asioita.
Kokouksen puheenjohtaja = Hyvän kokoustavan mukaisesti yhdistyksen kokouksia kutsutaan puheenjohtamaan joku hallituksen ulkopuolinen toimija, jota kutsutaan kokouksen puheenjohtajaksi. Kokouksen kuitenkin avaa joko yhdistyksen istuva puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.
2. Yleistä
2.1 Yhdistyksen kokouksen kulku
Kokoukseen saapuessa kokoustilan ulkopuolella kerätään osallistujalista, tarkistetaan Sosklubin jäsenyys sekä tarkistetaan valtakirjat. Saavuthan kokoukseen ajoissa, jotta kokous voidaan aloittaa ilmoitettuun kellonaikaan.
Kokouksen avaa yhdistyksen puheenjohtaja, kun kaikki osallistujat on kerätty, mutta aikaisintaan ilmoitettuun aloitusaikaan. Sen jälkeen todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokouksen järjestäytymisvaiheessa puheenjohtajaksi valitaan usein joku hallituksen ulkopuolinen toimija, joka on erikseen kutsuttu puheenjohtamaan kokous. Sihteeriksi valitaan yleensä yhdistyksen sihteeri. Pöytäkirjantarkistajat ja ääntenlaskijat voivat olla samat henkilöt, mutta syyskokouksessa usein valitaan erilliset henkilöt näihin tehtäviin, jotta ääntenlaskemisen aikana voidaan edetä asialistalla Pöytäkirjantarkistajia ja ääntenlaskijoita tarvitaan kaksi (2) kappaletta, mutta mikäli tehtäviin valitaan eri henkilöt, tarvitaan kaksi (2) pöytäkirjan tarkistajaa ja kaksi (2) ääntenlaskijaa. Pöytäkirjantarkistajiksi ja ääntenlaskijaksi voi lähteä kuka tahansa kokouksen osallistuva ilmoittautumalla pestiin henkilöitä valittaessa. Seuraavassa kohdassa esityslista joko hyväksytään sellaisenaan tai siihen voi esittää muutoksia. Tämän jälkeen siirrytään ilmoitusasioihin, jossa voidaan jakaa esimerkiksi ansiomerkkejä tai käydä läpi muuta ajankohtaista asiaa. Yhdistyksen kokouksen seuraavat vaiheet riippuvat kyseisestä kokouksesta, alla on kuvattu yleisin kevät- ja syyskokouksen kulku.
Kevätkokous
Ilmoitusasioiden jälkeen kevätkokouksessa siirrytään käymään läpi edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös, sekä toiminnantarkastajien lausunto. Yhdistyksen jäsenet voivat viittaamalla pyytää puheenvuoroa ja kysyä esimerkiksi tarkentavia kysymyksiä kyseisistä asiakirjoista. Asiakirjat toimitetaan mahdollisuuksien mukaan yhdistyksen sähköpostilistalle kokouskutsun yhteydessä, jotta jäsenistö on voinut tutustua asiakirjoihin etukäteen ja näin kokouksessa kommentointi ja kysyminen on sujuvampaa. Asiakirjoihin saa myös esittää muutosehdotuksia. Muutosehdotus tarvitsee myös aina yhden jäsenen kannatuksen, jotta pohjaesityksen ja muutosesityksen väliltä seuraa äänestys. Äänestämisestä lisää kohdassa 5. Jäsenistön ollessa tyytyväisiä asiakirjat hyväksytään ja kuullaan toiminnantarkastajien lausunto. Tämän jälkeen edellisen vuoden hallitus poistuu kokouksesta ja sillä välin kokous käsittelee edellisen hallituksen vastuuvapauden myöntämisen tai eväämisen. Tämän jälkeen käydään loput asialistalla olevat asiat ja päätetään kokous.
Syyskokous
Syyskokouksessa ilmoitusasioiden jälkeen siirrytään seuraavan toimikauden hallituksen valintaan. Ensin valitaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja tässä järjestyksessä. Sen jälkeen päätetään, montako jäsentä hallitukseen valitaan. Yleensä päädytään yhdeksään (9) hallituksen jäseneen, jotka valitaan seuraavassa järjestyksessä: sosiaalityön koulutuspoliittinen vastaava, sosiaalitieteiden koulutuspoliittinen vastaava, tapahtumavastaavat (2 henkilöä), sosiaalipoliittiset sekä liikunta- ja hyvinvointivastaavat (2 henkilöä), viestintä ja markkinointivastaava, Index-vastaava sekä viimeisenä SYY-vastaava. Tämän jälkeen siirrytään päättämään varajäsenten määrästä. Yleensä määräksi on päätetty kolme (3) henkilöä. Viimeisenä valitaan Turun Sosiaalitieteilijän päätoimittajan valinta (1 tai 2 henkilöä). Hallituksen jäsenten ja varajäsenten valintakäytännöistä lisää seuraavassa kohdassa. Viimeisenä valitaan vielä toiminnantarkastajat tulevalle toimikaudelle. Toiminnantarkastajat eivät saa olla osana kyseistä hallitusta.
Syyskokouksessa äänten laskemiseen menee usein kauan, joten toimivaksi tavaksi on muotoutunut toimintasuunnitelman ja talousarvion läpikäynti ääntenlaskemisen aikana. Jos äänestys sujuu kuitenkin nopeasti, voidaan asiakirjat käydä läpi myös toimijoiden valinnan jälkeen. Erityisesti toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon toivotaan yhdistyksen jäsenten näkemyksiä. Kyseisiin asiakirjoihin on toivottavaa esittää tarkennuksia ja muutosesityksiä, sekä esittää tarkentavia kysymyksiä asiakirjoista. Asiakirjat toimitetaan mahdollisuuksien mukaan yhdistyksen sähköpostilistalle kokouskutsun yhteydessä, jotta jäsenistö on voinut tutustua asiakirjoihin etukäteen ja näin kokouksessa kommentointi ja kysyminen on sujuvampaa. Asiakirjojen hyväksymisen jälkeen siirrytään käymään keskustelua tulevan toimikauden jäsenmaksun suuruudesta, joka Sosiaalitieteiden klubissa on viime vuosina ollut nolla (0) euroa. Tämän jälkeen loput asiakohdat käydään läpi ja kokous päätetään.
Kokouksen puheenjohtajan valvoo ja ohjaa kokous- ja vaalikäytäntöjen toteutumista yhdistyksen kokouksissa, mutta jokaisella osallistujalla on vastuu myös noudattaa tässä ohjeessa kuvattuja toimintatapoja. Jokaisen kokoukseen osallistujan vastuulla on ylläpitää hyvää ja reilua tunnelmaa kokouksessa ja varmistaa, että oma toiminta ei loukkaa muita kokoukseen osallistujia. Erityistä tarkkuutta tulee osoittaa vaalien yhteydessä esimerkiksi kysymyksiä esittäessä, jotta vaaliin osallistuvien yhdenvertainen asema säilyy. Lisää tietoa kokouskäytänteistä, äänestämisestä ja muusta yhdistyksen kokouksiin liittyvästä löydät tämän tiedoston lopusta löytyvien linkkien kautta. Lisätietoa voi kysyä myös istuvalta hallitukselta sähköpostitse osoitteesta sosiaalitieteidenklubi[]utu.fi.
2.2 Hallituksen valinta syyskokouksessa
Sosiaalitieteiden klubille (myöhemmin myös Sosklubi) valitaan vuosittain syyskokouksessa koko jäsenistön toimesta hallitus, joka hoitaa Sosklubin asioita. Hallituksen toimintaa ohjaa Sosklubin säännöt ja aiemman hallituksen laatima ja vuosikokouksen hyväksymä vuosittainen toimintasuunnitelma. Hallitukseen voi hakea kuka vain Sosklubin jäsen. Sosklubin hallitus hyväksyy jäsenhakemukset, joten tarkista kokouskutsusta, milloin on viimeinen mahdollisuus liittyä jäseneksi, jotta jäsenyys on voimassa kokouksessa.
Hallitukseen valitaan syyskokouksessa puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, taloudenhoitaja, sihteeri, 1–9 varsinaista jäsentä ja 0–3 varajäsentä. Varsinaisten jäsenten valinnassa haetaan suoraan johonkin tiettyyn pestiin. Vuonna 2023 hallitukseen valittiin syyskokouksessa varsinaisiksi jäseniksi yksi sosiaalityön koulutuspoliittinen vastaava, yksi sosiaalitieteiden koulutuspoliittinen vastaava, kaksi sosiaalipoliittista, liikunta- ja hyvinvointivastaavaa, kaksi tapahtumavastaavaa, yksi Index-vastaava, yksi SYY-vastaava sekä yksi viestintä- ja markkinointivastaava.
Varajäsenten valinnassa on ollut vaihtelua. Riippuen yhdistyksen kokouksen tahdosta voidaan varajäsenet äänestää yksitellen pestiin tai yhdellä äänestyksellä. Mikäli varajäsenet äänestetään yksitellen, äänestetään ensin ensimmäisestä varajäsenestä ja eniten ääniä saanut pääsee kyseiseen positioon. Sitten äänestetään toisesta varajäsenestä ja vielä kolmannen kerran kolmannesta varajäsenestä. Jos taas äänestetään vain kerran, on eniten ääniä saanut ensimmäinen varajäsen, toiseksi eniten ääniä saanut toinen varajäsen ja näin edelleen. Mikäli varajäsenen paikalle ehdolle asettuvia on kolme tai vähemmän voivat myös ehdokkaat halutessaan itse päättää kuka on ensimmäinen, toinen ja kolmas varajäsen.
Mikäli joku hallituksen jäsenistä eroaa, hyväksyy hallitus hänen eronsa ja hänen tilalleen voidaan tarvittaessa valita uusi hallituksen jäsen yhdistyksen kokouksessa. Perinteisesti asian tiimoilta on järjestetty ylimääräinen yhdistyksen kokous, mutta valinta voidaan tehdä myös esimerkiksi kevätkokouksessa.
2.3 Viestintä yhdistyksen kokouksista ja hallituksen valinnasta
Yhdistyksen kokouksista ja hallituksen valinnasta viestitään avoimesti ja saavutettavasti. Kokouskutsu lähetetään jäsenistölle hyvissä ajoin, kuitenkin vähintään 7 vuorokautta ennen kokousta. Kokouskutsun liitteenä on esityslista ja muut asiakirjat (esimerkiksi syyskokouksessa seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio). Kokouskutsuun kirjataan myös ohjeet ehdolle asettautumiseen niin paikan päällä kuin sähköpostitse, sekä ohjeet valtakirjan tekemiseen. Ehdolle voi asettua sähköpostitse, mikäli on estynyt tulemaan paikan päälle kokoukseen.
Hallituslaisten tehtävistä ja hallituksen toiminnasta on saatavilla tietoa Sosklubin somealustoilla (Instagram, Tiktok) ja nettisivuilla. Hallitus järjestää myös hallituksen kalasteluillan ennen syyskokousta, jossa hallitustoiminnasta kiinnostuneilla on mahdollisuus kuulla pesteistä ja kysyä niistä istuvalta hallitukselta.
2.4 Istuvan hallituksen rooli
Istuva hallitus voi kannustaa lähtemään ehdolle hallitukseen, mutta ei ota julkisesti kantaa hallituksen valintaan. Istuva hallitus ei tee virallisia kannanottoja esimerkiksi omista suosikeistaan hakijoiden joukosta, mutta istuva hallitus saa vuosikokouksessa esittää muun jäsenistön tapaan kysymyksiä ehdolle asettuville.
3. Ehdolle asettuminen
3.1 Kuka voi asettua ehdolle?
Ehdolle voi asettua kuka tahansa Sosiaalitieteiden klubin jäsen. Ohjeet jäseneksi liittymiseksi löytyvät Sosklubin nettisivuilta tai tästä painamalla.
3.2 Miten ehdolle asettuminen tapahtuu?
Ehdolle asettuminen tapahtuu syyskokouksessa, kun esityslistassa siirrytään kohtaan, jossa valinta kuhunkin pestiin tehdään. Ehdolle voi asettua paikan päällä kokouskutsussa mainittujen ohjeiden mukaan. Mikäli olet estynyt tulemaan kokoukseen, mutta haluat asettua ehdolle, voi laittaa yhdistyksen puheenjohtajalle sähköpostitse pienen esittelytekstin. Teksti luetaan kokouksessa ja olet mukana ehdolla. Tästäkin ohjeet löytyvät aina kokouskutsusta. Pesteihin voi ehdottaa itseään tai jotain muuta kokouksessa paikalla olevaa henkilöä.
Ehdolle asettautumisen jälkeen jokainen ehdokas saa esitellä itsensä. Puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi ehdolla olevilla esittäytymiseen on aikaa 5 minuuttia, muihin pesteihin ehdolla olevilla 2 minuuttia. Esittäytymisen aikana voit kertoa kuka olet, mahdollisesta aikaisemmasta kokemuksesta järjestötoiminnassa, miksi haluat kyseiseen pestiin ja miksi sinut kannattaisi valita siihen. Esittelyssä saa hyödyntää esimerkiksi Power Point-esitystä tai muuta vastaavaa, kunhan se on lähetetty hallituksen puheenjohtajalle ennen kokousta.
Puheenvuorojen aikana yleisö ei esitä kysymyksiä tai kommentoi esittäytymistä esimerkiksi välihuuteluilla.
3.3 Klubihuonemainostus
Ehdolle asettuvat saavat mainostaa ehdokkuuttaan klubihuoneella hallituksen osoittamassa paikassa. Klubihuoneen valkotaululle ei kirjoiteta vaalimainoksia.
4. Grillaus
Esittätymispuheenvuorojen jälkeen yleisö voi esittää kysymyksiä ehdokkaille, eli ehdokkaita “grillataan”. Grillauksen tarkoituksena on auttaa jäsenistöä tekemään päätös siitä, ketä äänestää. Kysymysten tulee olla asianmukaisia, asiallisia ja kyseisen pestin kannalta relevantteja. Kysymykset voivat olla myös rentoja ja hauskoja, mutta esimerkiksi tarpeettoman tuttavalliset kysymykset ja heitot omille kavereille eivät ole yhdenvertaisia ja reiluja. Kenenkään ei anneta ymmärtää, että hänen valintansa olisi epätoivottua.
Kysymykset tulee muotoilla niin, että kaikilla ehdokkailla on tasavertainen mahdollisuus vastata kaikkiin kysymyksiin. Tarkentavia kysymyksiä saa esittää ehdokkaan vastauksen pohjalta.
5. Vaalit ja muut äänestykset
Syys- ja kevätkokouksissa sekä ylimääräisissä yhdistyksen kokouksissa äänivaltaisia ovat kaikki Sosiaalitieteiden klubin jäsenet. Kaikilla jäsenillä on kokouksissa yksi (1) ääni. Mikäli kokoukseen ei pääse paikalle, voi jäsen valtuuttaa toisen jäsenen äänestämään puolestaan valtakirjalla. Ohjeet valtakirjan laatimiseen lähetetään kokouskutsussa. Valtakirja koskee aina vain yhtä kokousta. Yhdellä äänioikeutetulla henkilöllä voi olla käytettävissään maksimissaan yksi (1) ääni omansa lisäksi. Valtakirjat ja äänioikeudet tarkastetaan jokaisen yhdistyksen kokouksen alussa.
Sosklubin yhdistyksen kokouksissa päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Perinteisesti Sosklubissa vaalit suoritetaan suljettuna lippuäänestyksenä, mutta muut äänestykset avoimena kättennostoäänestyksenä. Jos äänimäärien ero on viisi (5) ääntä tai alle, ääntenlaskijat suorittavat tarkistuslaskennan. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin ratkaisee arpa. Kaikki vaalin ehdokkaiden saamat äänet kirjataan pöytäkirjaan, mutta kokouksessa ilmoitetaan vain vaalin voittaja. Vaalin kaikki äänet kuitenkin kerrotaan kokouksessa, mikäli joku näin toivoo ja kysyy.
6. Lisätietoa kokoustamisesta
Sosiaalitieteiden Klubin säännöt, jossa erityisesti tämän yhdistyksen kokouksista tietoa
Tietopaketti hyvistä kokouskäytänteistä
Tietopaketti kokoustekniikasta